Wie kann die Arbeitszeit erfasst werden?

Arbeitszeit ist die Zeit, in der die Arbeitnehmer ihren Arbeitspflichten nachkommen. Pausen gehören nicht zur Arbeitszeit, ebenso wenig wie der Arbeitsweg. In Deutschland sind Arbeitgeber laut § 16 Abs. 2 ArbZG verpflichtet, alle Arbeitszeiten, die über 8 Stunden an Werktagen und die gesamte Arbeitszeit an Sonn- und Feiertagen zu dokumentieren. Diese Pflicht kann der Arbeitgeber jedoch auch auf den Arbeitnehmer übertragen, muss jedoch zumindest stichprobenartig kontrollieren. Zur Zeiterfassung werden verschiedene Methoden verwendet.

Analoge Zeiterfassung

Besonders in kleinen Betrieben werden bis heute Anwesenheitslisten zur Zeiterfassung geführt. Das sind einfache Tabellen, in denen die Mitarbeiter eintragen, wann sie mit der Arbeit begannen und wann sie Feierabend machten. Diese Methode ist sehr einfach und kostengünstig, basiert aber zum großen Teil auf Vertrauensbasis, da sich die Listen leicht manipulieren lassen.

Eine weitere analoge Methode ist die Stechkarte. Bei dieser Methode wird die Stechkarte zu Arbeitsbeginn und am Ende der Arbeitszeit gelocht. Manipulation ist sehr schwer. Dafür sind Stechkarten bzw Stechuhren nicht flexibel. Wenn der Arbeitnehmer vergisst, seine Karte zu lochen oder er unerwartet die Firma verlassen muss, gibt es Probleme, das zu registrieren.

Analoge Methoden der Zeiterfassung haben zudem den Nachteil, dass die Daten per Hand in den PC eingegeben werden müssen, damit sie von der Buchhaltung ausgewertet werden können.

Digitale Methoden zur Zeiterfassung

Es kommen verschiedene Methoden zum Einsatz. Mitarbeiter erhalten beispielsweise eine Magnetkarte oder einen Chip und müssen den durch ein Lesegerät ziehen oder dagegen halten. Für den Einsatz auf Baustellen werden mobile Lesegeräte verwendet. Andere Geräte arbeiten berührungslos und erfassen biometrische Daten (Gesichtserkennung, Retina-Scanner). Auch Fingerabdruckscanner werden verwendet. Digitale Methoden zur Zeiterfassung haben den Vorteil, dass die Daten automatisch und in Echtzeit in das System eingespeist werden. Mitarbeiter der Personalabteilung können sofort sehen ,wenn beispielsweise ein Arbeitnehmer vergessen hat, auszustempeln. Digitale Zeiterfassung ist sehr flexibel. Damit kann die Arbeitszeit lückenlos erfasst werden. Geht ein Mitarbeiter beispielsweise während der Arbeitszeit zum Arzt, ist das bis auf die Minute belegbar.

Zeiterfassung mit dem Smartphone

Es handelt sich um eine Sonderform der digitalen Zeiterfassung. Sie wird von Mitarbeitern im Home-Office oder mit Tele-Arbeitsplätzen angewendet. Auf dem Smartphone befindet sich eine App, in die Beginn und Ende der Arbeitszeit sowie die Pausen eingetragen werden. Die Daten werden per Internet in die Cloud (Onlinespeicher) geladen und können dort vom Arbeitgeber abgerufen werden. Das Prinzip ist dasselbe wie bei der stationären Zeiterfassung. Der Arbeitnehmer hat jedoch mehr Freiheit und eine größere Eigenverantwortung. Der Arbeitgeber lässt die Eintragungen von Zeit zu Zeit überprüfen.