Effizienz im Büro: Diese Tricks helfen
Die To-Do-Liste passt schon nicht mehr auf eine Seite, man fühlt sich gestresst und macht Überstunden. Doch das muss nicht sein! Mit ein paar Tricks sind Effizienz und ein entspannter Arbeitsalltag gut möglich!
Ordnung und feste Abläufe ermöglichen ein effizientes Arbeiten
Um konzentriert und somit effizient arbeiten zu können, sind Ordnung und Struktur wichtige Faktoren. Das Arbeitsumfeld sollte aufgeräumt und der Schreibtisch von nicht benötigten Ordnern befreit sein. Die letzten 5 Minuten des Tages sollte man damit verbringen, sein Arbeitsumfeld für den nächsten Tag aufzuräumen und entsprechend vorzubereiten. So startet man am nächsten Tag frisch und mit guter Laune. Gleiches gilt übrigens auch für das E-Mail-Fach. Erledigte Mails sollten in entsprechende Ordner abgelegt werden. So ist beim nächsten Mal klar ersichtlich, was noch offen und entsprechend zu erledigen ist. Ebenfalls hilfreich ist es, sich am Ende des Tages die Aufgaben für den nächsten Tag einzuteilen. Eine To Do Liste nach Prioritäten sortiert, erleichtert den Einstieg in den nächsten Arbeitstag enorm.
Extra-Tipp: Delegieren ist nichts Negatives! Aufgaben, die andere erledigen können, sollte man ohne schlechtes Gewissen delegieren. Manch ein Kollege freut sich vielleicht sogar, wenn ihm endlich mal etwas anderes zugetraut wird. Auch wenn es beim ersten Mal ein wenig dauert, dem Kollegen die neue Aufgabe zu erklären, spart man auf Dauer enorm viel Zeit durch die neue Unterstützung ein!
Ein gesundheitsförderndes Arbeitsumfeld führt zu effizienterem Arbeiten
Wenn sich schon nach wenigen Stunden Rücken- und Nackenschmerzen einstellen, macht Arbeiten keinen Spaß. Damit dies nicht passiert und die schlechte Laune sich auf die Arbeit auswirkt, müssen die Voraussetzungen für ein gutes Arbeitsumfeld stimmen. Der Bürostuhl sollte an die körperlichen Gegebenheiten angepasst sein; gleiches gilt für den Schreibtisch. Eine gute Beleuchtung ermöglicht ein entspanntes Arbeiten. Ist dies durch die natürlichen Lichtverhältnisse nicht gegeben, können eine Schreibtischlampe oder Stehleuchten mehr Helligkeit in den Raum bringen.
Mit dem richtigen Zeitmanagement ist ein effizientes Arbeiten möglich
Sind die Aufgaben für den Tag durch eine nach Prioritäten ausgelegte To Do Liste klar, sollten Zeitfenster für die einzelnen Aufgaben festgelegt werden. Dies verhindert, dass man sich an einer Aufgabe zu lange aufhält und sich darin verliert. Zeitfenster sollten zudem nicht nur für die To Do´s, sondern auch für die Bearbeitung vom E-Mail Postfach (im Idealfall nicht öfter als 2x täglich), für Pausen, aber auch für Besprechungen eingeplant werden. Grundsätzlich gilt aber: Alles, was innerhalb von rund 5 Minuten erledigt werden kann, sollte sofort erledigt werden und nicht auf die To Do Liste wandern.
